Вместо слова «Таджикистана» можно поставить название любого университета республики в любой области и никакой ошибки не будет. Потому что правилами успешных контактов после ВУЗа владеет лишь несколько процентов выпускников.
Статистика по республике говорит, что каждый год в Таджикистане оканчивают школу примерно 120 тысяч человек, из которых более 100 тысяч сдают документы в университеты. Та же статистика утверждает, что обучение даже на бюджетных местах обходится родителям до 2 тысяч долларов и выше и 5 лет обучения в университете лишь одного студента обходится родителям примерно в 10 тысяч долларов. Поэтому, когда дипломированный выпускник, не владеющий этими простыми методами, приходит к родителям и рассказывает, что он не может работать по оплаченной ими специальности, можно представить себе горечь и расстройство родителей. В этом случае дорога гастарбайтера за рубежом — тоже открыта. Впрочем, судя по заработку, это тоже не так уж плохо.
В статье отражен личный опыт общения автора с выпускниками университетов республики.
Это мы не проходили
Правильно говорят — польза высшего образования не в знаниях, а в образованности и в навыках. И, какими бы золотыми медалями школы и красными дипломами не украшали свои резюме молодые специалисты, карьера троечника зачастую строится результативнее, чем у отличников.
Настоящий бич для молодых сотрудников предприятий, государственных и СМИ, — неумение вести деловую переписку. Очень часто, получив задание от руководителя, ответить на первое деловое письмо потенциального партнера, такие люди смотрят в монитор компьютера и думают, что и как написать. Между тем, ответ на первое письмо должен быть быстрым, поскольку отправление ответа на письма в течение длительного времени считается неуважением.
Между тем, этот простой вопрос давно решен за рубежом. Предположим, в редакцию делового журнала пришло первое письмо с предложением сотрудничества. Через секунду отправитель письма автоматически (компьютеру это не сложно) получает ответ примерно следующего содержания:
«Спасибо вам за письмо в редакцию «****** ******». Хотя этот почтовый ящик регулярно отслеживается, мы, к сожалению, не можем сразу ответить на всепсьма. Мы ценим нашу читательскую аудиторию и подробный ответ по существу мы пошлем вам в течении 2 дней. Если вы отправляете статью, пожалуйста, отправьте ее по адресу *****@*****.com . Если вы отправляете письмо в редакцию, пожалуйста, отправьте его по адресу letters@*****.com. С уважением, редакция *****».
Если на это письмо сразу не ответить, отправитель письма не будет знать, где и у кого его запрос, а получатель приобретет имидж невоспитанного и безграмотного сотрудника.
А вот и «вишенка на торте» — у этого примера есть продолжение из реального случая. Девушка — секретарь одного из хукуматов южной группы районов, не ответившая на деловое предложение и дважды не ответившая на напоминание, пишет в ответ на очередной запрос: «Если мы не отвечаем, то это значит, ваш вопрос еще не рассмотрен».
Судя по ответу, девушка думает, что картина мира в голове у человека, написавший запрос, точно такая, как у нее. Или думает, что он – телепат и хорошо знает, что там они надумали с ответом. Но и у этой истории есть продолжение. Дело в том, что некоторые запросы могут привлечь существенные денежные инвестиции в бизнес предприятий хукумата, а нуждающихся в деньгах государственных организаций в Таджикистане довольно много. Но после такой переписки почтовый адрес хукумата наверняка будет навсегда помещен исполнителем в «черный список», и адрес будет забыт навсегда.
В это трудно поверить, но у автора этой статьи есть недавний опыт «общения» с государственной структурой – одним из хукуматов республики. Ответа на запрос не было вообще — от слова никакого. По-видимому, молчание на запрос было связано с убеждением конкретного человека, сидящего за компьютером – «я могу ответить, но как бы чего не вышло». Как потом оказалось, и интернет работал, и почтовый ящик, и человек, принимающий письма был на месте. Поэтому не удивительно, что, дела в этом хукумате шли как в умирающем колхозе — «шли плохо, не сказать что совсем плохо, но с каждым годом все хуже».
К сказанному нужно добавить, что, естественно, отправленный роботом ответ отсылается лишь один раз и вслед за этим деловая переписка ведется в иной форме, придерживаясь еще нескольких правил.
Это нам не задавали
Вообще деловые письма и этикет служебного письма – очень важны, так как многое говорят как об исполнителе, так и о его компании. Это – примерно так же, как при личной встрече мнение о человеке формируется сразу, за несколько секунд и формируется практически навсегда.
В правила деловой переписки входит многое. Письма должны быть краткими, иначе их читать не будут. Деловые письма бывают разными – циркулярные, письма-запросы, письма информирующие, сопроводительные и гарантийные. И везде – свой стиль письма, в них даже шрифт имеет значение, не говоря уже о гиперссылках. В письме должно содержаться уважение к адресату, который будет читать. Не выглядеть бледно в глазах получателя помогут стандартная речь, точный и ясный тон написания, правильное употребление специальных терминов.
Если готовится письмо на международном английском языке, обязательно надо учесть статус получателя. Обращаться к замужней даме нужно — Mrs, к незамужней – Miss. А если статус не известен – Ms. Но если английским языком вы не владеете в совершенстве, полезно проверить орфографию на компьютере.
Очень важным нюансом в письме является обращение. Как ни странно, обращение «Уважаемый» совершенно не подходит VIP-персонам, и думать над обращением к ним потребуется отдельно.
Даже написание даты за рубежом пишут по-другому. Например, они пишут 14.10.22, что означает 14-е октября. Что касается адресата, то там, где предусмотрено вписать адресата, желательно вписать один адрес.
Очень часто в письмах пересылают вложения текстов и фотографий без всяких пояснений, но без них в письме могут понять, как случайно присланную рекламу. При этом письма не должны содержать ни слова назойливости и должны выглядеть как письма успешных людей. Важно помнить: ваша подпись должна быть исчерпывающей – имя, фамилия, ваша должность, место работы, электронный адрес, телефон и сайт. И не надо биться за степень магистра или бакалавра, чтобы владеть тем, чему вас не научат университетские профессора.
Мелочи имеют значение
Репутация выпускника ВУЗа, сотрудника и компании – это сумма их результативности и многих мелочей. Не секрет, что если студент активен в социальных сетях (а очень часто именно там работодатель ищет сотрудников), то такой студент обязательно будет заметен. И именно таких студентов компании часто приглашают на стажировку – чтобы присмотреться к нему.
Не меньшую важность в составлении деловых писем имеет грамотность выпускников и владение ими языками. У студентов Таджикистана есть мощное преимущество – они прекрасно владеют родным и русским языками, поэтому грамотное изложение своих взглядов на этих языках от специалистов по подбору персонала не ускользает. А если к этому добавить английский, — шансы найти приличное место работы возрастают в несколько раз.
Еще о «мелочах». Впервые заняв рабочее место или сменив работу, не высказывайтесь в негативном ключе о прошлых клиентах и партнерах. Помните старый хороший совет: самый простой способ потерять друзей и полезных знакомых – это много обещать им и ничего не выполнять. Поэтому в перечне требований к деловым способностям сотрудников, которых высоко ценят, — пунктуальность. Потому что только профессионалы приходят точно в назначенное время и всегда отвечают на обращения. Те же профессионалы никогда не будут писать вам (и звонить тоже!) во время вашего отпуска, о котором следует предупредить ваших корреспондентов заранее.
Ценного сотрудника отличает его хорошее настроение и вежливость. Поэтому будет полезно вести себя скромно, но как вполне успешный человек. А перед первым визитом в компанию важно узнать, какой дресс-код принят в компании и подобрать одежду, обувь и стиль соответствующим образом.
Андрей Захватов
